Quản lý nhân sự

- Dưới giám đốc là trưởng phòng: trưởng các phòng ban chịu trách
nhiệm với giám đốc về công việc của phòng mình. Trưởng phòng trực tiếp
quản lý các nhân viên trong phòng mình
- Các phòng ban hiện có:
+ Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh
doanh, mua bán, quan hệ, tư vấn tin học
+ Phòng bảo hành: chịu trách nhiệm bảo hành các thiết bị do công ty
bán ra trong thời gian bảo hành
+ Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm lắp ráp, cài đặt, sửa chữa các
thiết bị do công ty bán ra
+ Phòng thiết kế phầm mềm: chịu trách nhiệm thiết kế các phần
mềm do khách hành yêu cầu, tìm hiểu khác thác các phầm mềm tin học
mới có thể áp dụng tốt cho công việc hiện tại của công ty.
+ Phòng kế toán: chịu trách nhiệm thu chi, cân đối sổ sách, chấm
công, tính lương cho nhân viên, xắp xếp lịnh làm việc, công tác làm
việc thêm giờ của cả công ty
• Đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ:
Các thiết bị chủ yếu của công ty: bán các linh kiện máy tính Đông Nam
Á, máy tính đồng bộ, các thiết bị văn phòng như máy in, fax, photo
Với các linh kiện máy tính giá rẻ, chất lượng đảm bảo và có chế độ bảo
hành tốt nên hoạt động kinh doanh của công ty phát triển rất tốt.
• Các vấn đề cần tin học hoá hoặc các công nghệ tiên tiến đang được
cơ sở quan tâm, nghiên cứu, giải quyết triển khai:
Các công nghệ tiên tiến đang được công ty rất quan tâm và đầu tư: các
phòng ban đều được đầu tư các thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc
Vì là một công ty kinh doanh máy tính nên hầu hết các hoạt động, công
việc trong công ty đều được tin học hoá một cách tối đa
NHỮNG ĐỔI MỚI VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG THỜI GIAN
TỚI
Chỉ trong một thời gian không dài (28) tháng Công ty đã có những sự
thay đổi vượt bậc về mọi mặt. Từ chỗ chỉ gồm có 5 đến 6 nhân viên, vốn kinh
doanh nhỏ, các lĩnh vực kinh doanh còn hạn chế, mới đầu chỉ như một của
hàng nhỏ bán linh kiện máy tính mà giờ đây công ty đã có số nhân viên lên
đến 19 người, có các phòng ban, hoạt động kinh doanh đã phát triển khá tốt
và mở rộng về mọi mặt.
Theo chủ trương của Giám đốc công ty: trong thời gian tiếp theo công
ty sẽ phát triển với quy mô lớn hơn
Nghiên cứu sâu các hoạt động của phòng chức năng chuyên môn, phòng tin
học, phòng CNTT
Khả năng tin học hoá:
Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ thì công ty
cần xây dựng một hệ thống quản lý bằng thông tin tự động.
Trong thực trang hiện nay công ty có đủ điều kiện để xây dung một hệ
thống quản lý nhân sự bằng máy tính.
Giám đốc, các phòng ban đều nhiệt tình tán thành việc xây dựng hệ
thống thông tin quản lý nhân sự bằng máy tính.
Như vậy các yếu tố trên đã đủ diều kiện để xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý nhân sự bằng máy tính.
Nghiên cứu xây dựng chương trình
Thông qua việc khảo sát mô hình tổ chức của công ty hệ thống thông
tin quản lý nhân sự cần có chức năng cơ bản sau:
1. Chức năng cập nhật thông tin:
Để hệ thống có ngưôn gốc dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý,
trước hết phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung để thuận tiện
cho quá trình sử lý, các thông tin này được truy xuất thông qua mã của chúng
và phải nhập vào hồ sơ như sau:
+ Cập nhật danh sách nhân viên (theo hồ sơ)
+ Nhập vào hồ sơ nhân viên mới chuyển đến hay mới tuyển dụng
+ Nhập danh sách các phòng ban
+ Cập nhật thông tin cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng nhân
viên
+ Cập nhật danh sách (bảng chấm công) ngày làm việc, ngày nghỉ
ốm của từng nhân viên
2. Chức năng tìm kiếm :
Với các dữ liệu đã cập nhật, để đáp ứng như cầu đã đặt ra ta cần phải
xử lý các dữ liệu này. Theo yêu cầu quản lý trong đơn vị hệ thống cần có
chức năng tra cứu như sau:
+ Tìm kiếm nhân viên theo tên
+ Tìm kiếm nhân viên theo ngày sinh.
+ Tìm kiếm nhân viên theo địa chỉ
+ Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chuyên môn
+ Tìm kiếm nhân viên theo đối tượng
+ Tìm kiếm nhân viên theo phòng ban
3. Chức năng thống kê(báo cáo):
Từ nguồn dữ liệu đã cập nhật trên, hệ thống sẽ đưa ra các bảng báo các
thống kê tổng quát hay chi tiết về nhân sự tùy theo yêu cầu lựa chọn:
+ In danh sách nhân sự
+ In danh sách nghỉ chế độ
4. Chức năng trợ giúp:
Để nâng cao hiệu quả sự dụng hệ thống cân có chức năng trợ giúp
như sau:
+ Thông tin về chương trình.
+ Hướng dẫn sử dụng.
• Các bước xây dựng hệ thống thông tin
- Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án
- Phân tính hệ thống
- Thiết kế tổng thể
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI
I.TÌM HIỂU LĨNH VỰC NGHIỆP VỤ
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thâm nhập vào hầu
hết các lĩnh vực của cuộc sống. Các phầm mềm chuyên dụng được sử dụng
trong hều hết các cơ quan xí nghiệp, trường học… nhằm giảm bớt công sức
của con người. Tin học đã và đang được triển khai, phát triển ngày một hoàn
thiện trên thế giới và đặc biệt đối với nước ta cũng là một lĩnh vực được nhiều
người quan tâm, chú trọng.
Việc ứng dụng tin học vào quản lý nhân sự là một nội dung quan trong
đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều lĩnh vực hoạt động, mà chủ yếu phối
hợp với bộ máy quản lý dựa trên nền tảng đã quy định của nhà nước. Đồng
thời, việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của
con người và dảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh, kém hiệu quả từ
xưa tới nay.
Hiện nay việc quản lý nhân sự trong các công ty gặp rất nhiều khó
khăn. Đây là vấn đề hết sức phức tạp. Từ thực tế đặc thù riêng của các công
ty, lượng nhân viên khá phong phú, cùng với các đối tượng có trình độ
chuyên môn khác nhau. Do đó phải tin học hoá quản lý, phải giảm thiểu thời
gian công sức cho bộ máy quản lý.
Để ứng dụng máy tính vào công tác quản lý nhân sự thì phải nắm chắc
cơ chế quản lý, trình độ của các nhân sự trong cơ quan. Để máy tính trợ giúp
một cách có hiệu quả và chính xác, không những phụ thuộc vào người lập
trình có trình độ mà phải có kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn và lòng yêu
nghề.
II.NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
Để đưa tin học hoá vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thì
cần phải có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đúng quy định của
đợn vị cũng như của ngành, đường lối chính sách của đảng, nhà nước.
Hiệu quả của phần mềm quản lý phụ thuộc nhiều vào khả năng hiểu
biết của người phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Nó làm tiền đề cho
việc xây dựng chương trình, vì vậy công việc phải tỉ mỉ, thận trọng chi tiết,
chính xác. Qua đó sẽ thấy được lưu chuyển các luồng dữ liệu mà hệ thống
thực hiện.
Như vậy việc phận tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên
cho hiệu quả hoạt động chương trình sau này.
Trong quá trình phân tích ta thấy:
Sơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết được yêu cầu của người sử dụng, mô
hình của hệ thống thông tin lưu chuyển từ quá trình ngày qua quá trình khác.
Sự liên kế dữ liệu đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tin
của dữ liệu đầu ra.
1. Ứng dụng của tin học trong công tác quản lý
Hiện nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cách mạng khoa học kỹ
thuật, trong đó công nghệ thông tin là ngành phát triển một cách vượt bậc và
phù hợp với nhiều ngành nghề.
Đặc biệt trong công tác quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạt
động của các cơ quan, xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin cả các bộ phận
trong dơn vị đó. Ngày nay tin học đã và đang khẳng định được mình và ngày
càng đứng vững vì nó có những ưu thế sau:
+ Có khả năng lưu trữ và xử lý thông tin lớn
+ Thông tin được xử lý chính xác, nhanh chóng theo yêu cầu của người
xử dụng, thời gian xử lý nhanh trình bầy đẹp.
+ Lưu trữ dữ liệu khoa học gọn nhẹ, thuận tiện an toàn và tiết kiệm.
+ Chi phí nhỏ, ít tốn kém.
Điều này chứng tỏ máy tính là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả.
Để có được điều đó không chỉ có kiến thức nhất định về chuyên môn mà cần
phải có kiến thức cơ bản về quản lý và nghiệp vụ, hiểu rõ các chức năng các
bộ phân về nghiên cứu.
Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chập còn phụ
thuộc vào sự hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống. Ứng dụng của
máy tính như là một công cụ để thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin cần
thiết cho các nhà quản lý trong công việc.
2.Mục đích của để tài
Qua nghiên cứu mô hình quản lý Công Ty tin hoc Trường Giang nói
chung và hệ thống quản lý nhân sự nói riêng, muốn tin học hoá ta cần xây
dựng phần mềm quản lý nhân sự nhàm mục đích sau:
+ Thực hiện quá trình quản lý cán bộ, nhân viên của Công Ty tin học
Trường Giang.
+ Lưu trữ các thông tin liên quan đến nhân viên đã và đang làm việc tại
công ty
+ Cập nhật sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân sự: lý lịch, hệ số
lương, ngày công, ngày nghỉ của nhân viên…
+ Tạo cập nhật sửa đổi các thông tin về nhân sự của Công Ty.
+ In danh sách nhân viên của từng phòng, từng bộ phận theo thông số
cần thiết, theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên.
+ In bảng chấm công hàng tháng của từng nhân viên theo từng phòng
ban, từng bộ phận.
+ In danh sách đảng viên, đoàn viên…
+ Kết xuất các biểu mẫu báo các một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học
theo yêu cầu của người sử dụng, theo từng tháng, quý năm hay một yêu cầu
cụ thể khác như giới tính, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ…
3.Hoạt động thường xuyên của hệ thống.
Công tác quản lý nhân sự là một công việc hết sức khó khăn, tốn kém
về thời gian, công sức. Mục đích của quản lý nhân sự là làm sao lưu trữ được
thông tin về con người của Công Ty sao cho hiệu quả công việc đạt được cao
nhất trong cùng một thời gian làm việc và phải thoả mãn các điều kiện cho
người lao động. Các nhà quản lý phải biết xắp xếp và xử lý các thông tin về
người lao động một cách có khoa học thoả đáng từ khi người lao động nộp hồ
sơ đến khi ký hợp đồng xắp xếp vào các phòng ban, các tổ khi người lao động
đã làm việc thì phải kiểm tra, đôn đốc có khen thưởng và kỷ luật. Quản lý
nhân sự gồm nhiều hệ thống con phân biệt với từng mục tiêu và nhiệm vụ cụ
thể của công tác quản lý. Với mỗi cơ quan hệ thống được chia làm nhiều
phòng ban, mỗi phòng ban có một chức năng riêng trong cơ quan và nó bao
gồm như sau:
a.Chức năng cập nhật.
Để hệ thống có nguồn gốc dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trước
hết ta phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung để thuận tiện cho
quá trình xử lý, các thông tin này được truy xuất thông qua mã của chúng và
phải nhập vào hồ sơ như sau:
+ Cập nhật danh sách nhân viên (theo hồ sơ).
+ Nhập vào hồ sơ nhân viên mới chuyển đến hay mới tuyển dụng.
+ Nhập danh sách phòng ban.
+ Cập nhật thông tin cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng nhân
viên.
+ Cập nhật các thông tin về sự thay đổi hệ số lương, bậc lương, ngạch
lương của cán bộ nhân viên.
+ Cập nhật danh sách (bảng chấm công) ngày làm việc, ngày nghỉ ốm
của từng nhân viên.
b.Chức năng tra cứu
Với các dữ liệu đã được cập nhật, để đáp ứng nhu cầu đã đặt ra ta cần
phải xử lý các dữ liệu này. Theo yêu cầu quản lý trong Công Ty hệ thống cần
có các chức năng tra cứu sau:
Tra cứu thông tin theo yêu cầu của người sử dụng như:
+ Tìm kiếm nhân viên theo tên.
+ Tìm kiếm nhân viên theo ngày sinh.
+ Tìm kiếm nhân viên theo dịa chỉ.
+ Tìm kiếm nhân viên theo ngạch bậc
+ Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chuyên môn
+ Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chính trị.
+ Tìm kiếm nhân viên theo trình độ tin học.
c.Chức năng thống kê.
Từ nguồn dữ liệu đã cập nhật như trên hệ thống sẽ đưa ra các bảng báo
cáo thống kê tổng quát hay chiết về nhân sự của cơ quan tuỳ theo yêu cầu lựa
chọn cụ thể là:
+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên toàn cơ quan.
+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên của từng phòng ban.
+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên là đảng viên.
+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên là đoàn viên.
+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo ngạch, bậc lương.
+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo trình độ.
+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo giới tính
4.Các bước xây dựng hệ thống thông tin.
Việc xây dựng hệ thống này được thực hiện qua năm giai đoạn sau:
a. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án.
Khi tiến hành tìm kiếm, khảo sát hệ thống cũ ta phải phát hiện ra
những nhược điểm còn tồn đọng, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới.
Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo của công ty để nắm được yêu cầu của
họ nhằm định hướng cho hệ thống mới.
Phải nêu ra được tính khả thi của bài toán và có định hướng cho giai
đoạn tiếp theo.
b. Phân tích hệ thống
Phải tiến hành phân biệt một cách chi tiết hệ thông hiện tại để xây
dựng các lược đồ cũ trên cơ sở đó xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống
mới.
c. Thiết kế tổng thể
Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới, phân
tích rõ việc nào cần phải làm bằng thủ công do con người đảm nhiệm.
d. Thiết kế chi tiết
Thiết kế các công việc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trước
khi đưa vào máy tính một số công việc sau khi được máy tính xử lý đưa ra.
Thiết kế các tệp dữ liệu.
Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính.
Thiết kế các dao diện với người sử dụng.
Thiết kế các modul chương trình.
Thiết kế mẫu thử và chạy thử chương trình.
Hướng dẫn sử dụng làm việc với chương trình, cài đặt chương trình
khi có sự cố, bảo quản dữ liệu.
Đánh giá được các mặt ưu điểm, nhược điểm của hệ thống mới.
e. Cài đặp, lập trình
Chọn ngôn ngữ lập trình.
Cài đặt các tệp, viết các đoạn chương trình chung
Soạn thảo chương trình cho từng cấp sử lý.
Khai thác và bảo trì.
Điều chỉnh theo yêu cầu mới

Xem chi tiết: Quản lý nhân sự