Tổ chức Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương ở Công ty Vận tải ô tô số 8

2. Đặc điểm của tiền lơng
- Tiền lơng là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn
ứng trớc và đây là một khoản chi phí trong giá thành sản phẩm.
- Trong quá trình lao động sức lao động của con ngời bị hao mòn dần
cùng với quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn duy trì và nâng cao khả năng làm
việc của con ngời thì cần phải tái sản xuất sức lao động. Do đó tiền lơng là
một trong những tiền đề vật chất có khă năng tái sản xuất sức lao động trên
cơ sở bù lại sức lao động đã hao phí, bù lại thông qua sự thoả mãn các nhu
cầu tiêu dùng của ngời lao động.
- Đối với các nhà quản lý thì tiền lơng là một trong những công cụ để
quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc trả lơng cho ngời lao động, ngời sử
dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi, giám sát ngời lao động làm
việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lơng bỏ ra phải đem lại
kết quả và hiệu quả cao. Nh vậy ngời sử dụng sức lao động quản lý một cách
chặt chẽ về số lợng và chất lợng lao động của mình để trả công xứng đáng.
3. Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Trong một doanh nghiệp, để công tác kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình và trở thành một công cụ đắc lực phục vụ công tác quản lý toàn
doanh nghiệp thì nhiệm vụ của bất kỳ công tác kế toán nào đều phải dựa trên
đặc điểm, vai trò của đối tợng đợc kế toán. Kế toán tiền lơng và các khoản
trích theo lơng cũng không nằm ngoài qui luật này. Tính đúng thù lao lao
động và thanh toán đầu đủ tiền lơng và các khoản trích theo lơng cho ngời
lao động một mặt kích thích ngời lao động quan tâm đến thời gian lao động,
đến chất lợng và kết quả lao động mặt khác góp phần tính đúng tính đủ chi
phí vào giá thành sản phẩm, hay chi phí của hoạt động. Vì vậy kế toán tiền l-
ơng và các khoản trích theo lơng phải thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau
đây:
- Theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp chính xác , đầy đủ, kịp thời
về số lợng, chất lợng, thời gian và kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền
5

lơng, tiền thởng, các khoản trợ cấp phải trả cho ngời lao động và tinh hình
thanh toán các khoản đó cho ngời lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động,
việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lơng trợ cấp bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn và việc sử dụng các quỹ này.
- Tính toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lơng và các khoản trích
theo lơng vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng đối tợng. Hớng dẫn và
kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban
đầu về lao động, tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công
đoàn, mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lơng,và các khoản trích
theo lơng đúng chế độ.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lơng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế,
kinh phí Công đoàn, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lơng và
các khoản trích theo lơng, đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm
năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao
động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lơng và các khoản trích
theo lơng.
II. Các hình thức tiền lơng, quỹ tiền lơng, quỹ
BHXH.
1. Các hình thức tiền lơng
Hiện nay ở nớc ta, việc tính trả lơng cho ngời lao động trong các
doanh nghiệp đợc tiến hành theo hai hình thức chủ yếu: hình thức tiền lơng
theo thời gian và hình thức tiền lơng theo sản phẩm.
a. Hình thức tiền lơng theo thời gian.
Theo hình thức này, tiền lơng trả cho ngời lao động đợc tính theo thời
gian làm việc, cấp bậc và thang lơng theo tiêu chuẩn Nhà nớc qui định. Hình
thức này thờng đợc áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các cơ
quan quản lý hành chính hoặc những ngời làm công tác quản lý lao động
gián tiếp tại các doanh nghiệp. Hình thức trả lơng theo thời gian cũng đợc áp
6

dụng cho các đối tợng lao động mà kết quả không thể xác định bằng sản
phẩm cụ thể. Đây là hình thức tiền lơng đợc tính theo thời gian lao động, cấp
bậc kỹ thuật, chức vụ và tháng lơng của ngời lao động.
Tiền lơng theo
thời gian
=
Thời gian làm
việc
x
Đơn giá tiền lơng thời gian
(áp dụng đối với từng bậc lơng)
Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của doanh
nghiệp, việc tính trả lơng theo thời gian có thể tiến hành trả lơng theo thời
gian giản đơn và trả lơng theo thời gian có thởng.
* Trả lơng theo thời gian giản đơn:
Lơng theo thời gian giản đơn bao gồm:
+ Lơng tháng: Đã đợc qui định cho từng bậc lơng trong bảng lơng, th-
ờng áp dụng cho nhân viên làm công việc quản lý hành chính, quản lý kinh
tế.
Tiền lơng
tháng
=
Mức lơng tối thiếu
(210.000đ/tháng)
x
Hệ số mức lơng
hiện hởng
+
Phụ cấp
(nếu có)
+ Lơng ngày: Căn cứ vào số ngày làm việc thực tế trong tháng và mức
lơng của một ngày để tính trả lơng, áp dụng trả lơng cho nhân viên trong thời
gian học tập, hội họp hoặc làm nhiệm vụ khác, ngời lao động theo hợp đồng
ngắn hạn. Mức lơng này bằng mức lơng tháng chia cho 26 ngày hoặc 23
ngày.
Tiền lơng
ngày
=
Lơng tháng
x Số ngày làm việc
23 ngày làm việc
+ Lơng giờ: Căn cứ vào mức lơng ngày chia cho 8 giờ và số giờ làm
việc thực tế, áp dụng để tính đơn giá tiền lơng trả theo sản phẩm.
Tiền lơng
giờ
=
Lơng ngày
x Số giờ làm việc thực tế
8 giờ làm việc
* Trả lơng theo thời gian có thởng.
Thực chất của hình thức này là sự kết hợp giữa tiền lơng thời gian giản
đơn với tiền thởng khi đảm bảo và vợt các chỉ tiêu đã quy định nh: Tiết kiệm
7

thời gian lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động hay
đảm bảo giờ công, ngày công
* u nhợc điểm của hình thức tiền lơng theo thời gian: Dễ làm, dễ tính
toán nhng cha đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động vì hình thức này
cha tính đến một cách đầy đủ chất lợng lao động, cha phát huy hết khả năng
sẵn có của ngời lao động, cha khuyến khích ngời lao động quan tâm đến kết
quả lao động.Vì vậy để khắc phục bớt những hạn chế này, ngoài việc tổ chức
theo dõi ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của công nhân viên, doanh
nghiệp cần phải thờng xuyên kiểm tra tiến độ làm việc và chất lợng công việc
của công nhân viên kết hợp với chế độ khen thởng hợp lý.
b. Hình thức tiền lơng theo sản phẩm.
Theo hình thức này tiền lơng tính trả cho ngời lao động căn cứ vào kết
quả lao động, số lợng và chất lợng sản phẩm công việc, lao vụ đã hoàn thành
và đơn giá tiền lơng cho một đơn vị sản phẩm, công việc và lao vụ đó.
Tiền lơng sản
phẩm
=
Khối lợng (số lợng) sản phẩm
công việc hoàn thành đủ tiêu
chuẩn chất lợng
x
Đơn giá tiền l-
ơng
So với hình thức tiền lơng thời gian, hình thức tiền lơng sản phẩm có
nhiều u điểm hơn. Đó là quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lơng theo số l-
ợng, chất lợng lao động, gắn chặt thu nhập về tiền lơng với kết quả.
Tuỳ theo mối quan hệ giữa ngời lao động với kết quả lao động, tuỳ
theo yêu cầu quản lý về nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng nhanh sản lợng và
chất lợng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể thực hiện theo các hình thức tiền
lơng sản phẩm nh sau:
* Tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế:
Hình thức này đợc áp dụng chủ yếu đối với công nhân trực tiếp sản
xuất căn cứ vào số lợng sản phẩm mà họ đã sản xuất ra và đơn giá của mỗi
đơn vị sản phẩm.
8

Tiền lơng phải trả = Sản lợng thức tế x Đơn giá tiền lơng
* Tiền lơng sản phẩm gián tiếp
Đây là tiền lơng trả cho công nhân viên phụ cùng tham gia sản xuất
với công nhân viên chính đã hởng lơng theo sản phẩm, đợc xác định căn cứ
vào hệ số giữa mức lơng sản phẩm đã sản xuất ra. Tuy nhiên cách trả lơng
này có hạn chế: Do phụ thuộc vào kết quả sản xuất của công nhân chính nên
việc trả lơng cha đợc chính xác, cha thật sự đảm bảo đúng hao phí lao động
mà công nhân phụ đã bỏ ra.
* Tiền lơng tính theo sản phẩm có thởng.
Đây là sự kết hợp tiền lơng sản phẩm trực tiếp với tiền thởng khi ngời
lao động hoàn thành hoặc vợt mức các chỉ tiêu qui định nh tiết kiệm nguyên
vật liệu, nâng cao chất lợng sản phẩm
* Tiền lơng theo sản phẩm luỹ tiến.
Tiền lơng trả cho công nhân viên căn cứ vào số lợng sản phẩm đã sản
xuất ra theo hai loại đơn giá khác nhau: Đơn giá cố định đối với số sản phẩm
trong mức qui định và đơn giá luỹ tiến đối với số sản phẩm vợt định mức.
Hình thức trả lơng này có tác dụng khuyến khích nâng cao năng suất
lao động nên nó thờng đợc áp dụng ở những khâu trọng yếu mà việc tăng
năng suất lao động có tác dụng thúc đẩy tăng năng suất ở các khâu khác nhau
trong thời điểm chiến dịch kinh doanh để giải quyết kịp thời thời hạn qui
định Tuy nhiên cách trả lơng này dễ dẫn đến khả năng tốc độ tăng của tiền
lơng bình quân nhanh hơn tốc độ tăng của năng suất lao động. Vì vậy khi sản
xuất đã ổn định, các điều kiện nêu trên không còn cần thiết thì cần chuyển
sang hình thức tiền lơng sản phẩm bình thờng.
* Tiền lơng khoán.
Theo hình thức này, ngời lao động sẽ nhận đợc một khoản tiền nhất
định sau khi hoàn thành xong khối lợng công việc đợc giao theo đúng thời
gian chất lợng qui định đối với loại công việc này.
9

Có 2 phơng pháp khoán: Khoán công việc và khoán quỹ lơng.
+ Khoán công việc: Theo hình thức này, doanh nghiệp qui định mức
tiền lơng cho mỗi công việc hoặc khối lợng sản phẩm hoàn thành. Ngời lao
động căn cứ vào mức lơng này có thể tính đợc tiền lơng của mình thông qua
khối lợng công việc mình đã hoàn thành.
Tiền lơng khoán
công việc
=
Mức lơng qui định
cho từng công việc
x
Khối lợng công việc đã
hoàn thành
Cách trả lơng này áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, có
tính chất đột xuất nh bốc dỡ hàng, sửa chữa nhà cửa
+ Khoán quỹ l ơng : Theo hình thức này, ngời lao động biết trớc số tiền
lơng mà họ sẽ nhận đợc sau khi hoàn thành công việc và thời gian hoàn thành
công việc đợc giao. Căn cứ vào khối lợng từng công việc hoặc khối lợng sản
phẩm và thời gian cần thiết để hoàn thành mà doanh nghiệp tiến hành khoán
quỹ lơng.
Trả lơng theo cách khoán quỹ lơng áp dụng cho những công việc
không thể định mức cho từng bộ phận công việc hoặc những công việc mà
xét ra giao khoán từng công việc chi tiết thì không có lợi về mặt kinh tế, th-
ờng là những công việc cần hoàn thành đúng thời hạn.
Trả lơng theo cách này tạo cho ngời lao động có sự chủ động trong
việc sắp xếp tiến hành công việc của mình từ đó tranh thủ thời gian hoàn
thành công việc đợc giao. Còn đối với ngời giao khoán thì yên tâm về thời
gian hoàn thành.
Nhợc điểm cho phơng pháp trả lơng này là dễ gây ra hiện tợng làm
bừa, làm ẩu, không đảm bảo chất lợng do muốn đảm bảo thời gian hoàn
thành. Vì vậy, muốn áp dụng phơng pháp này thì công tác kiểm nghiệm chất
lợng sản phẩm trớc khi giao nhận phải đợc coi trọng, thực hiện chặt chẽ.
+ Khoán thu nhập:
Doanh nghiệp thực hiện khoán thu nhập cho ngời lao động, điều này
có nghĩa là thu nhập mà doanh nghiệp phải trả cho ngời lao động là một bộ
phận nằm trong tổng thu nhập chung của doanh nghiệp. Đối với những doanh
10

nghiệp áp dụng hình thức trả lơng này, tiền lơng phải trả cho ngời lao động
không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh mà là một nội dung phân phối thu
nhập của doanh nghiệp. Thông qua Đại hội công nhân viên, doanh nghiệp
thoả thuận trớc tỷ lệ thu nhập dùng để trả lơng cho ngời lao động. Vì vậy,
tiền lơng của ngời lao động phụ thuộc vào thu nhập thực tế của doanh nghiệp.
Trong trờng hợp này, thời gian và kết quả của từng ngời lao động chỉ là căn
cứ phân chia tổng quỹ lơng cho từng ngời lao động.
Hình thức trả lơng này buộc ngời lao động không chỉ quan tâm đến kết
quả lao động của bản thân mình mà phải quan tâm đến kết quả mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy nó phát huy đợc sức
mạnh tập thể trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy
nhiên ngời lao động chỉ yên tâm với hình thức trả lơng này khi họ có thẩm
quyền trong việc kiểm tra kết quả tài chính của doanh nghiệp, cho nên hình
thức trả lơng này thờng thích ứng nhất với các doanh nghiệp cổ phần mà cổ
đông chủ yếu là công nhân viên của doanh nghiệp.
Nhìn chung ở các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trờng,
đặt lợi nhuận lên mục tiêu hàng đầu nên việc tiết kiệm đợc chi phí lơng là
một nhiệm vụ quan trọng, trong đó cách thức trả lơng đợc lựa chọn sau khi
nghiên cứu thực tế các loại công việc trong doanh nghiệp là biện pháp cơ
bản, có hiệu quả cao để tiết kiệm khoản chi phí này. Thông thờng ở một
doanh nghiệp thì các phần việc phát sinh đa dạng với qui mô lớn nhỏ khác
nhau. Vì vậy, các hình thức trả lơng đợc các doanh nghiệp áp dụng linh hoạt,
phù hợp trong mỗi trờng hợp, hoàn cảnh cụ thể để có tính kinh tế cao nhất.
2. Quỹ tiền lơng
Quỹ tiền lơng là toàn bộ số tiền phải trả cho tất cả các loại lao động
mà doanh nghiệp quản lý, sử dụng kể cả trong và ngoài doanh nghiệp. Theo
Nghị định 235/HĐBT ngày 19/09/1985 của Hội đồng bộ trởng (nay là Chính
phủ), quỹ tiền lơng gồm các khoản sau:
- Tiền lơng hàng tháng, ngày theo hệ số thang bảng lơng Nhà nớc.
11

- Tiền lơng trả theo sản phẩm.
- Tiền công nhật cho lao động ngoài biên chế.
- Tiền lơng trả cho ngời lao động khi làm ra sản phẩm hỏng trong quy
định.
- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngừng việc do thiết bị
máy móc ngừng hoạt động vì nguyên nhân khách quan.
- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian điều động công tác
hoặc đi làm nghĩa vụ của Nhà nớc và xã hội.
- Tiền lơng trả cho ngời lao động nghỉ phép định kỳ, nghỉ phép theo
chế độ của Nhà nớc.
- Tiền lơng trả cho ngời đi học nhng vẫn thuộc biên chế.
- Các loại tiền thởng thờng xuyên.
- Các phụ cấp theo chế độ qui định và các khoản phụ cấp khác đợc ghi
trong quỹ lơng.
Cần lu ý là quỹ lơng không bao gồm các khoản tiền thởng không thờng
xuyên nh thởng phát minh sáng kiến các khoản trợ cấp không thờng xuyên
nh trợ cấp khó khăn đột xuất công tác phí, học bổng hoặc sinh hoạt phí của
học sinh, sinh viên, bảo hộ lao động.
Về phơng diện hạch toán, tiền lơng cho công nhân viên trong doanh
nghiệp sản xuất đợc chia làm hai loại: tiền lơng chính và tiền lơng phụ.
Tiền lơng chính là tiền lơng trả cho công nhân viên trong thời gian
công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ, nghĩa là thời gian có tiêu
hao thực sự sức lao động bao gồm tiền lơng trả theo cấp bậc và các khoản
phụ cấp kèm theo ( phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp làm đêm
thêm giờ )
Tiền lơng phụ là tiền lơng trả cho CNV trong thời gian thực hiện
nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian CNV đợc nghỉ theo
đúng chế độ ( nghỉ phép, nghỉ lễ, đi học, đi họp, nghỉ vì ngừng sản xuất )
Ngoài ra tiền lơng trả cho công nhân sản xuất sản phẩm hỏng trong phạm vi
chế độ qui định cũng đợc xếp vào lơng phụ.
12

Việc phân chia tiền lơng thành lơng chính và lơng phụ có ý nghĩa quan
trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lơng trong giá thành sản xuất.
Tiền lơng chính của công nhân sản xuất gắn liền với quá trình làm ra sản
phẩm và đợc hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm.
Tiền lơng phụ của công nhân sản xuất không gắn liền với từng loại sản phẩm,
nên đợc hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm theo một
tiêu chuẩn phân bổ nhất định.
Quản lý chi tiêu quỹ tiền lơng phải trong mối quan hệ với việc thực
hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm vừa chi tiêu tiết kiệm và
hợp lý quỹ tiền lơng vừa đảm bảo hoàn thành và hoàn thành vợt mức kế
hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
13

3. Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế và kinh phí Công đoàn.
a. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH)
Theo khái niệm của tổ chức lao động quốc tế (ILO), BHXH đợc hiểu
là sự bảo vệ của xã hội các thành viên của mình, thông qua một loạt các biện
pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về kinh tế - xã hội do bị mất
hoặc giảm thu nhập, gây ra bởi ốm đau, mất khả năng lao động, tuổi già,
bệnh tật, chết
BHXH là một hệ thống gồm 3 tầng:
Tầng 1: Là tầng cơ sở để áp dụng cho mọi ngời, mọi cá nhân trong xã
hội. Trong đó yêu cầu là ngời nghèo. Mặc dù khả năng đóng góp BHXH của
những ngời này là rất thấp nhng khi có yêu cầu Nhà nớc vẫn trợ cấp.
Tầng 2: Là tầng bắt buộc cho những ngời có công ăn việc làm ổn định.
Tầng 3: Là sự tự nguyện cho những ngời muốn đóng BHXH cao.
Về đối tợng, trớc kia BHXH chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp
Nhà nớc. Hiện nay theo Nghị định số 45/CP chính sách BHXH đợc áp dụng
đối với tất cả lao động thuộc mọi thành phần kinh tế (tầng 2), đối với tất cả
các thành viên trong xã hội (tầng 1) và cho mọi ngời có thu nhập cao hoặc có
điều kiện tham gia BHXH để đợc hởng mức trợ cấp BHXH cao hơn. Đồng
thời chế độ BHXH còn qui định nghĩa vụ đóng góp cho những ngời đợc hởng
chế độ u đãi. Số tiền mà các thành viên trong xã hội đóng hình thành quỹ
BHXH.
Theo nghị định số 43/CP ngày 22/6/1993 qui định tạm thời chế độ
BHXH của Chính phủ, quỹ BHXH đợc hình thành chủ yếu từ sự đóng góp
của ngời sử dụng lao động, ngời lao động và một phần hỗ trợ của Nhà nớc.
Việc quản lý và sử dụng quỹ BHXH phải thống nhất theo chế độ của Nhà nớc
và theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
Theo qui định hiện hành: Hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích lập
quỹ bảo hiểm xã hội theo tỷ lệ qui định là 20%. Trong đó:
14

Xem chi tiết: Tổ chức Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương ở Công ty Vận tải ô tô số 8